Il diritto di accesso ai documenti amministrativi postula la materiale detenzione degli stessi da parte dell'Amministrazione cui è rivolta l'istanza. Qualora l'Amministrazione dichiari di non detenere il documento o la sua inesistenza, assumendosi la responsabilità della veridicità di tale affermazione, non vi sono margini per ordinare l'accesso, poiché si tratterebbe di un ordine insuscettibile di essere eseguito. L'onere probatorio circa l'effettiva esistenza e disponibilità degli atti grava sulla parte che intende far valere il diritto, non potendo fondarsi su mere supposizioni.

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