Art. 132 Svolgimento della procedura di cottimo fiduciario

1. La scelta dell'impresa presso cui effettuare l'acquisizione deve avvenire previa richiesta di preventivi ad almeno cinque imprese e acquisizione di almeno tre preventivi. Le richieste di preventivi devono essere inviate alle imprese abilitate al mercato elettronico della pubblica amministrazione ovvero a quelle che, a seguito della pubblicità di cui all'art. 136, abbiano fatto espressa richiesta di essere invitate. Qualora non siano state individuate almeno cinque imprese abilitate al mercato elettronico della pubblica amministrazione, ovvero non vi siano almeno cinque imprese che abbiano richiesto di essere invitate, l'Amministrazione può condurre l'indagine mediante richiesta di preventivi a imprese comunque individuate. Nel caso in cui l'indagine non porti all'acquisizione di un numero sufficiente di preventivi, la stessa è ripetuta e l'acquisizione di beni e servizi può essere effettuata anche in presenza di un solo preventivo.

2. La richiesta dei preventivi o di offerte, da inoltrare alle ditte mediante lettera o altro atto (telegramma, telefax, posta elettronica certificata) deve indicare:

a) l'oggetto della prestazione;

b) le caratteristiche tecniche;

c) l'importo massimo previsto, con esclusione dell'I.V.A.;

d) le qualità e le modalità di esecuzione;

e) le eventuali garanzie richieste al contraente;

f) il termine di presentazione delle offerte;

g) il periodo in giorni di validità delle offerte;

h) il termine per l'esecuzione della prestazione;

i) il criterio di aggiudicazione prescelto;

l) gli elementi di valutazione, nel caso si utilizzi il criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa;

m) l'eventuale clausola che preveda di non procedere all'aggiudicazione nel caso di presentazione di un'unica offerta valida;

n) la misura delle penali, determinata in conformità alle disposizioni del codice e del presente regolamento;

o) l'obbligo per l'offerente di dichiarare nell'offerta di assumere a proprio carico tutti gli oneri assicurativi e previdenziali, di osservare le norme vigenti in materia di sicurezza sul lavoro e di retribuzione dei lavoratori dipendenti, nonché di accettare condizioni contrattuali e penalità;

p) le modalità e i termini di pagamento;

q) i requisiti soggettivi previsti e l'obbligo dell'appaltatore di rendere apposita dichiarazione in merito al possesso degli stessi;

r) l'informazione circa l'obbligo di assoggettarsi alle condizioni e penalità previste e di uniformarsi alle norme legislative e regolamentari applicabili alla fornitura o ai servizi da eseguire;

s) la facoltà per l'Amministrazione di provvedere all'esecuzione dell'obbligazione a spese dell'impresa prescelta e di procedere alla risoluzione del rapporto negoziale, mediante semplice denuncia, nei casi in cui l'impresa stessa venga meno alle obbligazioni assunte;

t) ogni altra prescrizione ritenuta necessaria ai fini dell'acquisizione.

3. Tra i preventivi acquisiti, se la prestazione oggetto dell'acquisizione deve essere conforme a specifici disciplinari tecnici, oppure si riferisce a nota specialità, è prescelto quello con il prezzo più basso; negli altri casi la scelta può anche essere effettuata, con adeguata motivazione, sulla base del criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa.

4. I preventivi sono esaminati da una commissione nominata con apposito atto dagli organi responsabili di cui all'art. 131, comma 1. La commissione è composta dal capo del servizio amministrativo o dal funzionario che esplica funzioni equipollenti e da altri due funzionari dei quali almeno uno tecnicamente competente in relazione alla natura dei beni e servizi da acquisire. La commissione redige e sottoscrive il verbale di ricognizione dei preventivi, individuando l'impresa presso la quale ha luogo l'acquisizione.

5. Il capo del servizio amministrativo o il funzionario che esplica funzioni equipollenti, sulla base delle risultanze della ricognizione dei preventivi riportata nel verbale, emette apposito atto dispositivo per la susseguente acquisizione dei beni e dei servizi, che è perfezionata:

a) mediante lettera di ordinazione, quando l'importo della spesa non superi l'ammontare di 40.000 euro;

b) mediante atto negoziale negli altri casi; al riguardo, il contratto affidato mediante cottimo fiduciario è stipulato attraverso scrittura privata, che può anche consistere in apposito scambio di lettere con cui la stazione appaltante dispone l'ordinazione dei beni o dei servizi, che riporta i medesimi contenuti previsti dalla lettera di invito.

6. Gli atti di cui al comma 5 devono riportare gli elementi essenziali previsti nella lettera d'invito e comprendere almeno:

a) la descrizione dei beni o servizi oggetto dell'ordinazione;

b) la quantità e il prezzo degli stessi con l'indicazione dell'I.V.A.;

c) la qualità, le modalità e i termini di esecuzione;

d) gli estremi contabili (capitolo);

e) la forma di pagamento;

f) le penali per la ritardata o incompleta esecuzione, nonché l'eventuale richiamo all'obbligo del contraente di uniformarsi alle vigenti norme di legge e regolamentari;

g) l'ufficio referente ed eventuali altre indicazioni utili al fornitore.

7. Nel caso di lettera di ordinazione, l'impresa deve esprimere per iscritto all'Amministrazione la propria accettazione.

8. Salva diversa pattuizione, i pagamenti sono disposti entro trenta giorni dalla data della verifica di conformità o dell'attestazione di regolare esecuzione, ovvero, se successiva, dalla data di presentazione della fattura.