SCRITTURE PRIVATE - SOTTOSCRIZIONE CON FIRMA ELETTRONICA AVANZATA

OGGETTO: Registrazione delle scritture private sottoscritte con firma elettronica avanzata (FEA).

L'istanza presentata pone, invero, due diverse questioni interpretative: a) la validità ed efficacia degli atti sottoscritti tramite FEA; b) la possibilità di procedere alla loro registrazione.

SPID: EMANATE LE LINEE GUIDA PER FIRMARE I DOCUMENTI ONLINE

SPID: emanate le Linee Guida per firmare i documenti online

Grazie alle Linee Guida, la firma con Spid avrà lo stesso valore giuridico di quella autografa, consentendo ai cittadini di sottoscrivere atti e contratti. Uno strumento che si va ad aggiungere alla firma elettronica qualificata favorendo il processo di dematerializzazione dei documenti

AgID ha emanato le Linee Guida che consentono di firmare documenti online con SPID, in conformità all’art. 20 del CAD.

Le linee guida sono state emanate al termine del naturale percorso di consultazione pubblica, che si è svolto dal 21 novembre al 28 dicembre 2019, ed entreranno definitivamente in vigore dopo la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale.

Obiettivo delle Linee Guida (LG) è quello di favorire il processo di completa digitalizzazione dei documenti.

Grazie all’entrata in vigore delle LG, sarà possibile firmare atti e contratti attraverso SPID con lo stesso valore giuridico della firma autografa, soddisfacendo, così, il requisito della forma scritta e producendo gli effetti dell’art. 2702 del codice civile.

I cittadini avranno così a disposizione anche un altro strumento digitale per sottoscrivere documenti con validità giuridica, oltre alla già esistente firma elettronica qualificata.

Le nuove regole disciplinano le modalità con cui i fornitori di servizi online possono permettere agli utenti di sottoscrivere atti e contratti tramite la loro identità digitale.

Il sistema può essere utilizzato sia dai fornitori di servizi privati sia dalle Pubbliche Amministrazioni e consente di sostituire la firma autografa nella quasi totalità dei casi.

CAUZIONE PROVVISORIA - COPIA DOCUMENTO INFORMATICO - PUBBLICO UFFICIALE ATTESTA CONFORMITA'

La polizza assicurativa, in quanto documento contrattuale con soggetto privato terzo, avente la forma della scrittura privata, non può farsi rientrare nel novero di quelli previsti dal menzionato articolo 19, non trattandosi né di documento rilasciato o conservato da una P.A., né, tanto meno, di un titolo di studio, di servizio o di documento fiscale (ex plurimis: Cons. Stato, Sez. IV, 17 settembre 2007 n. 4848).

Ne deriva l'impossibilità, per i partecipanti alla gara, di avvalersi dell'art. 77 bis del medesimo D.P.R. n. 445/2000, concernente la facoltà generalizzata di produrre dichiarazioni sostitutive di certificazioni, per quanto concerne la produzione del documento attestante l’assicurazione.

L'art. 23, comma. 2 bis, del D. Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 (“Codice dell'amministrazione digitale”) precisa: "Le copie su supporto cartaceo di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale, sostituiscono ad ogni effetto di legge l'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato".

Invero, laddove vi fosse la prova che il documento prodotto avesse natura di documento informatico costituente fonte di informazione primaria dell'esistenza e del contenuto della polizza, ai sensi dell’ art. 22, comma 1, del D. Lgs. n. 82/2005, non si porrebbe neanche la questione dell'applicabilità al caso di specie del successivo art. 23, c. 2 bis -che si riferisce alla diversa ipotesi della produzione di un documento generato in via informatica e prodotto su supporto cartaceo- il quale stabilisce che la conformità all'originale deve essere attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato, mediante la verifica della conformità del documento cartaceo (copia di secondo grado) all'originale in formato elettronico, messo a disposizione del richiedente, che è in possesso delle informazioni (indirizzo internet del soggetto depositario del documento - nel caso di specie la compagnia di assicurazione) che consentano di accedere all'apposito sito ove è dato rinvenire il documento informatico, nonché mediante la verifica dell'autenticità della firma digitale, a seguito dell'accesso ai siti degli organismi certificatori e dell'inserimento delle informazioni (codici alfanumerici in formato .p7m) necessarie al controllo

Ciò, ovviamente, comporta che, dell'esito della verifica, il pubblico ufficiale dovrà dare atto mediante l'apposizione della classica formula "è copia conforme all'originale", eventualmente mediante attestazione dell'attività di verifica effettuata.

Si tratta, invero, di attività istruttoria piuttosto complessa, che non può essere certo richiesta alla stazione appaltante, la quale, invero, non è tenuta ad intrattenere rapporti informativi con società private, ai fini della verifica dell'autenticità del documento generato in via informatica, e, oltretutto, non è in grado di procurarsi autonomamente le informazioni necessarie alla verifica dell'autenticità della sottoscrizione, qualora esse non siano state messe a disposizione dalla parte interessata sin dalla prima produzione documentale dell'offerta.

Ne consegue che, ai fini della legittima partecipazione ad una pubblica gara per l'affidamento di un appalto, la polizza contenente la cauzione provvisoria generata in via informatica va prodotta in formato informatico, secondo le prescrizioni di cui agli artt. 20-22 del D. Lgs. n. 82/2005, ovvero su supporto cartaceo, con la previa attestazione di un pubblico ufficiale all'uopo autorizzato della sua conformità all'originale, ai sensi del successivo art. 23, c. 2 bis.

CAUZIONE PROVVISORIA - DOCUMENTO INFORMATICO GENERATO IN QUATTRO ESEMPLARI - EFFETTI

In ottemperanza all’art. 23, comma 2 bis, del D. Lgs. n. 82/2005, recante il codice dell’amministrazione digitale, “Le copie su supporto cartaceo di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale, sostituiscono a ogni effetto di legge l’originale da cui sono tratte se la loro conformita' all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a cio' autorizzato”.

La norma in questione trova applicazione quando si verta in ipotesi di produzione di copie di documenti informatici, non gia' quando, come nel caso di specie, si tratti di esemplare originale, generato direttamente dall’operatore.

In particolare, l’art. 20, del codice dispone, al comma 2, che il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificato o con firma digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’art. 71, che garantiscano l’identificabilita' dell’autore, l’integrita' e l’immodificabilita' del documento, si presume riconducibile al titolare del dispositivo di firma ai sensi dell’articolo 21, comma 2, e soddisfa comunque il requisito della forma scritta, anche nei casi previsti, sotto pena di nullita' dall’art. 1350, primo comma, numeri da 1 a 12 del codice civile.

Nel caso in esame la polizza fideiussoria (quale documento informatico) è stata generata in quattro esemplari dei quali uno è stato utilizzato per la stazione appaltante e gli altri per il contraente, per la sede generale della Compagnia assicuratrice e dell’Agenzia territoriale.

Ne consegue che, trattandosi di esemplare originale e non di copia, nessuna attestazione di certificazione di conformita' doveva essere apposta per attestare la veridicita' della firma.