Articolo 40 Regole applicabili alle comunicazioni

1. Gli Stati membri provvedono affinché tutte le comunicazioni e gli scambi di informazioni di cui alla presente direttiva, in particolare la trasmissione in via elettronica, siano eseguiti utilizzando mezzi di comunicazione elettronici in conformità con quanto disposto dal presente articolo. Gli strumenti e i dispositivi da utilizzare per comunicare per via elettronica, nonché le loro caratteristiche tecniche, hanno carattere non discriminatorio, sono comunemente disponibili e compatibili con i prodotti TIC generalmente in uso e non limitano l’accesso degli operatori economici alla procedura di aggiudicazione.

In deroga al primo comma, gli enti aggiudicatori non sono obbligati a richiedere mezzi di comunicazione elettronici nella procedura di presentazione nelle seguenti situazioni:

a) a causa della natura specialistica dell’appalto, l’uso di mezzi di comunicazione elettronici richiederebbe specifici strumenti, dispositivi o formati di file che non sono in genere disponibili o non sono in genere gestiti dai programmi comunemente disponibili;

b) i programmi in grado di gestire i formati di file adatti a descrivere le offerte utilizzano formati di file che non possono essere gestiti mediante altri programmi aperti o generalmente disponibili ovvero sono protetti da licenza di proprietà esclusiva e non possono essere messi a disposizione per essere scaricati o per farne un uso remoto da parte dell’ente aggiudicatore;

c) l’utilizzo di mezzi di comunicazione elettronici richiederebbe attrezzature specializzate per ufficio non comunemente disponibili agli enti aggiudicatori;

d) i documenti di gara richiedono la presentazione di un modello fisico o in scala ridotta che non può essere trasmesso per mezzo di strumenti elettronici.

Riguardo alle comunicazioni per le quali non sono utilizzati mezzi di comunicazione elettronici ai sensi del secondo comma, la comunicazione avviene per posta o altro idoneo supporto ovvero mediante una combinazione di posta o altro idoneo supporto e mezzi elettronici.

In deroga al primo comma del presente paragrafo, gli enti aggiudicatori non sono obbligati a richiedere mezzi di comunicazione elettronici nella procedura di presentazione nella misura in cui l’uso di mezzi di comunicazione diversi dai mezzi elettronici è necessario a causa di una violazione della sicurezza dei mezzi di comunicazione elettronici ovvero per la protezione di informazioni di natura particolarmente sensibile che richiedono un livello talmente elevato di protezione da non poter essere adeguatamente garantito mediante l’uso degli strumenti e dispositivi elettronici che sono generalmente a disposizione degli operatori economici o che possono essere messi loro a disposizione mediante modalità alternative di accesso ai sensi del paragrafo 5.

Spetta agli enti aggiudicatori che richiedono, conformemente al presente paragrafo, secondo comma, mezzi di comunicazione diversi da quelli elettronici per la procedura di presentazione indicare i motivi di tale richiesta nella relazione unica di cui all’articolo 100. Se del caso, gli enti aggiudicatori indicano nella relazione unica i motivi per cui l’uso di mezzi di comunicazione diversi dai mezzi elettronici è stato ritenuto necessario in applicazione del presente paragrafo, quarto comma.

2. In deroga al paragrafo 1, la comunicazione orale può essere utilizzata in relazione a comunicazioni diverse da quelle relative agli elementi essenziali della procedura di appalto, purché il contenuto della comunicazione orale sia sufficientemente documentato. A tal fine, gli elementi essenziali della procedura di appalto includono i documenti di gara, le richieste di partecipazione, le conferme di interesse e le offerte. In particolare, le comunicazioni orali con offerenti che potrebbero incidere significativamente sul contenuto e la valutazione delle offerte sono documentate in misura sufficiente e con mezzi adeguati, quali registrazioni scritte o audiovisive o sunti dei principali elementi della comunicazione.

3. In tutte le comunicazioni, gli scambi e l’archiviazione di informazioni, gli enti aggiudicatori garantiscono che l’integrità dei dati e la riservatezza delle offerte e delle domande di partecipazione siano mantenute. Essi esaminano il contenuto delle offerte e delle domande di partecipazione soltanto dopo la scadenza del termine stabilito per la loro presentazione.

4. Per gli appalti pubblici di lavori e i concorsi di progettazione, gli Stati membri possono richiedere l’uso di strumenti elettronici specifici, quali gli strumenti di simulazione elettronica per le informazioni edilizie o strumenti analoghi. In tali casi, gli enti aggiudicatori offrono modalità alternative di accesso, come previsto al paragrafo 5, fino al momento in cui tali strumenti divengono generalmente disponibili ai sensi del paragrafo 1, primo comma, secondo periodo.

5. Gli enti aggiudicatori possono, se necessario, richiedere l’uso di strumenti che in genere non sono disponibili, purché detti enti offrano modalità alternative di accesso.

Si ritiene che gli enti aggiudicatori presentino adeguate modalità alternative di accesso nelle seguenti situazioni:

a) se offrono gratuitamente un accesso completo, illimitato e diretto per via elettronica a tali strumenti e dispositivi a decorrere dalla data di pubblicazione dell’avviso, conformemente all’allegato IX, o dalla data di invio dell’invito a confermare interesse. Il testo dell’avviso o dell’invito a confermare interesse indica l’indirizzo Internet presso il quale tali strumenti e dispositivi sono accessibili;

b) se assicurano che gli offerenti che non hanno accesso agli strumenti e ai dispositivi in questione o non hanno la possibilità di ottenerli entro i termini pertinenti, a condizione che la responsabilità del mancato accesso non sia attribuibile all’offerente interessato, possano accedere alla procedura di appalto utilizzando credenziali temporanee elettroniche per un’autenticazione provvisoria fornite gratuitamente online; oppure

c) se offrono un canale alternativo per la presentazione elettronica delle offerte.

6. Oltre ai requisiti di cui all’allegato V, agli strumenti e ai dispositivi di trasmissione e di ricezione elettronica delle offerte e di ricezione elettronica delle domande di partecipazione si applicano le seguenti regole:

a) le informazioni sulle specifiche per la presentazione di offerte e domande di partecipazione per via elettronica, compresa la cifratura e la datazione, sono messe a disposizione degli interessati;

b) gli Stati membri, o gli enti aggiudicatori operanti in un quadro globale stabilito dallo Stato membro in questione, specificano il livello di sicurezza richiesto per i mezzi di comunicazione elettronici da utilizzare per le varie fasi della procedura d’aggiudicazione degli appalti specifica; il livello è proporzionato ai rischi connessi;

c) se gli Stati membri, o gli enti aggiudicatori operanti in un quadro globale stabilito dallo Stato membro in questione, ritengono che il livello dei rischi, valutato a norma del presente paragrafo, lettera b), è tale che sono necessarie firme elettroniche avanzate, come definite nella direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (38), gli enti aggiudicatori accettano le firme elettroniche avanzate basate su un certificato qualificato, considerando se tali certificati siano forniti da un prestatore di servizi di certificazione presente in un elenco di fiducia di cui alla decisione della Commissione 2009/767/CE (39), create con o senza dispositivo per la creazione di una firma sicura alle seguenti condizioni:

i) gli enti aggiudicatori stabiliscono il formato della firma elettronica avanzata sulla base dei formati stabiliti nella decisione della Commissione 2011/130/UE (40) e attuano le misure necessarie per poterli elaborare; qualora sia utilizzato un diverso formato di firma elettronica, la firma elettronica o il supporto del documento elettronico contiene informazioni sulle possibilità di convalida esistenti, che rientrano nelle responsabilità dello Stato membro. Le possibilità di convalida consentono all’ente aggiudicatore di convalidare on line, gratuitamente e in modo comprensibile per i non madrelingua, le firme elettroniche ricevute come firme elettroniche avanzate basate su un certificato qualificato. Gli Stati membri comunicano le informazioni relative al fornitore di servizi di convalida alla Commissione, che mette su Internet, a disposizione del pubblico, le informazioni ricevute dagli Stati membri;

ii) in caso di offerte firmate con il sostegno di un certificato qualificato in un elenco di fiducia, gli enti aggiudicatori non applicano ulteriori requisiti che potrebbero ostacolare l’uso di tali firme da parte degli offerenti.

Riguardo ai documenti utilizzati nel contesto di una procedura di appalto che sono firmati dall’autorità competente di uno Stato membro o da un altro ente responsabile del rilascio, l’autorità o l’ente competente di rilascio può stabilire il formato della firma elettronica avanzata in conformità dei requisiti di cui all’articolo 1, paragrafo 2, della decisione 2011/130/UE. Essi si dotano delle misure necessarie per trattare tecnicamente tale formato includendo le informazioni necessarie ai fini del trattamento della firma nei documenti in questione. Tali documenti contengono nella firma elettronica o nel supporto del documento elettronico possibilità di convalida esistenti che consentono di convalidare le firme elettroniche ricevute on line, gratuitamente e in modo comprensibile per i non madre lingua.

7. Alla Commissione è conferito il potere di adottare atti delegati conformemente all’articolo103 per modificare i dettagli e le caratteristiche tecniche di cui all’allegato V per tener conto del progresso tecnico.

Alla Commissione è conferito il potere di adottare atti delegati conformemente all’articolo 103 per modificare l’elenco di cui al presente articolo, paragrafo 1, secondo comma, lettere da a) a d), qualora gli sviluppi tecnologici rendano inadeguate le eccezioni costanti all’uso di mezzi di comunicazione elettronici ovvero, in casi eccezionali, qualora debbano essere previste nuove eccezioni a causa degli sviluppi tecnologici.

Per garantire l’interoperabilità dei formati tecnici nonché degli standard di elaborazione dei dati e di messaggistica, in particolare in un contesto transfrontaliero, alla Commissione è conferito il potere di adottare atti delegati a norma dell’articolo 103 per stabilire l’uso obbligatorio di tali standard tecnici specifici, in particolare per quanto riguarda l’uso della presentazione per via elettronica, i cataloghi elettronici e le modalità di autenticazione elettronica, solo se gli standard tecnici sono stati testati e hanno dimostrato un’utilità pratica. Prima di rendere obbligatorio l’uso di eventuali standard tecnici, la Commissione esamina anche accuratamente i costi che ciò può comportare, in particolare in termini di adeguamento a soluzioni esistenti in materia di appalti elettronici, comprese le infrastrutture, l’elaborazione o il software.